Slik skriver du en god webdesign-kontrakt

Mye kan gå galt når man jobber med web-oppdrag for kunder. Lær hva en god kontrakt må inneholde!

– Kundene har ofte upresise tanker om hvordan sluttresultatet skal bli. Forarbeidet forhindrer at det blir konflikter og uenighet om penger. Kontrakten er meget viktig, sier webutvikler Are Haugsdal.

Haugsdal er daglig leder i Webspesialisten AS, og har jobbet som utvikler i mange år. Han kjenner markedet fra både som leverandør og som kunde.

Er du klar for å jobbe seriøst med seriøse kunder? Bruk en god kontrakt! (Skjermskudd fra Webdesignmagasinet.no.)

– Utvikleren eller designeren sitter med en tanke om hvordan det skal se ut. Den som skal kjøpe tenker noe helt annet. Aldri, og jeg gjentar, aldri, anta at dere mener det samme hvis noe er utydelig. Ikke begynn å jobbe med noe før du har fått planen din godkjent fra kunden, understreker Haugsdal.

Hva er vitsen med en kontrakt?

Kontrakter regulerer nøyaktig hva som skal gjøres, av hvem for hvem, for hvor mye, og fastslår hvem som har bruksrett og eierskap til det ferdige produktet.

I tillegg må kontrakten inneholde noe om hva som skjer hvis det blir uenigheter eller endringer. Hva skal skje hvis kunden ønsker noe mer i tillegg til det som er med i kontrakten? Hva hvis kunden skifter meninger underveis eller vil bryte kontrakten? Hva hvis tidsfrister ikke holdes?

Og ikke minst: Har du klart å formidle at kunden senere ikke har rett til å misbruke rettighetene du har til arbeidet ditt?

– Mange webutviklere synes kontrakter tar unødvendig mye tid. Men vår erfaring med å bruke standardkontrakter og skape en gjensidig forståelse for hvilket arbeid som skal gjøres, er at det gjør arbeidet lettere for oss. Vi får mindre mas fra kunder, siden de vet at vi holder oss til planen. Prosjektet blir som oftest ferdig tidligere enn planlagt, ettersom vi tar høyde for eventualiteter, sier John Bjørnar Braadland, daglig leder i QT Media AS.

Braadland mener god planlegging og bedre kontrakter i ytterste konsekvens gir bedre kontantstrøm til firmaet, siden han lettere kan planlegge prosjekter og redusere tallet på uventede hendelser underveis.

Unngå rom for egne tolkninger

En god kontrakt gjør det enklere å unngå at oppdraget vokser seg større etter at arbeidet er i gang. Du kan enkelt peke på det som ble avtalt. Kontrakten gjør det også enklere å unngå at du havner i retten eller i en betalingskrangel fordi dere har ulik oppfatning av noe dere i starten trodde dere var enige om.

Les også: Kontrakter – Just do it

Kontrakter kan også være med på å avgjøre hvilket forhold du skal ha til kunden din på et mer menneskelig plan. Hvordan dere skal samarbeide. Dette er spesielt viktig for frilansere som driver med web. De færreste nettsteder blir til uten at kunden har levert innhold som foto, tekster, brosjyrer, osv.

Dessuten må kunden delta i prosessen og gi instrukser om hvordan de ønsker materialet presentert.

Ingen kontrakter kan dekke absolutt alle eventualiteter. Det er derfor viktig at du møter kunden din med forståelse og godvilje slik at forholdet mellom dere blir så bra som mulig fra starten.

– For QT Media er det viktig at kunden hele tiden vet hva vi gjør, og hvorfor vi gjør det vi gjør. Satt på spissen er dette like viktig som budsjetter. Er kunden klar over hva som skal leveres fra vår side, til hvilken tid – så vil samarbeidsklimaet bli bedre, sier Braadland.

Gjør det tydelig

Kontrakter må skrives slik at sjansene for misforståelser reduseres til et minimum. Gjør det enkelt og tydelig. Det er ikke noe krav til at du skriver på en snirklete, advokat-aktig måte.

Hvis du og kunden skulle havne i rettsapparatet vil det være en klar fordel om kontrakten ikke kan tolkes på flere måter.

Setter du kontrakten opp punktvis, blir den lettere å lese og lettere å referere til når innholdet i den skal diskuteres.

Bruk gjerne tall før overskriftene, med desimalnummerering av underpunktene (2.1, 2.2, 2.3… osv.).

Gjenbruk

En måte å skrive kontrakter på er å ha den i to deler. Del én er spesialskrevet til kunden. Del to er lik for alle oppdrag. Den inneholder dine generelle salgsvilkår. Alt som kan gjenbrukes puttes inn, for eksempel:

• Betydningen av ord og uttrykk som brukes i kontrakten («definisjoner»)
• Vilkår hvis kontrakten avbrytes underveis i arbeidet («kill fee», se lenger nede.)
• Kundens plikt til å gi tilbakemeldinger innen X virkedager
• Betalingsvilkår (50% forskudd, f.eks.)
• Noe om inkasso, renter og gebyrer i tilfelle forsinket eller uteblitt betaling
• Taushetsplikt
• Hvor partene skal møtes hvis det blir rettssak (ditt såkalte «verneting»)
• At du forbeholder deg retten til å vise frem arbeidsprøven på egne nettsider hvis ikke noe annet er avtalt.
• Generelle regler om opphavsrett til det du lager
• Andre detaljer som du ser går igjen i kontraktene dine

I stedet for å skrive alt veldig detaljert i selve oppdragsavtalen, kan du heller nøye deg med å referere til spesifikke punkter i vilkårene.

Kontrakten

La oss gå løs på selve kontrakten. Øverst på arket bør du ha med logoen og firmanavnet ditt, firmaadressen fra Enhetsregisteret i Brønnøysund, og dagens dato.

Overskriften kan være «Kontrakt» eller «Oppdragsavtale». Andre punkter som bør være med:

1. Partene

Identifisering av de som undertegner kontrakten. Altså ditt og kundens firmanavn og organisasjonsnummer. Hvis kunden er en større bedrift kan det være et poeng å ha med at kontaktpersonen din virkelig har løyve til å signere kontrakter og bestille tjenester på vegne av arbeidsgiveren sin.

«Denne avtalen er inngått mellom Mitt Firma AS, org. nr. 123456999 MVA (heretter kalt «Tjenesteyter»), og Ditt Firma AS, org. nr. 111222333 MVA (heretter kalt «Oppdragsgiver»). Oppdragsgivers representant bekrefter med sin signatur at han/hun har rett til å bestille tjenester og signere på vegne av Ditt Firma AS.»

2. Oppsummering

Gi et kort resymé av hva kontrakten går ut på, hva partene er enige om, og hva som er den avtalte prisen som skal betales.

Kanskje noe sånt:

«Oppdraget går ut på at Tjenesteyter leverer ferdig design og mal til nettstedet nettsted.no i henhold til beskrivelsene i punkt x.2-x.12, samt installerer dette på Oppdragsgivers nettjener. Avtalt totaltpris er kr 29 500,00 eks. mva., som faktureres i henhold til punkt xx.xx i standardvilkårene. Eventuelle tilleggstjenester til oppdraget kan avtales spesielt, etter nærmere avtale.»

Om du velger timepris eller prosjektpris er ett fett. Mange sverger til fleksibiliteten en timepris gir, selv om prosjektpris blir anbefalt av mange proffer hvis oppdraget er godt definert på forhånd. Er det grunnlag for å bruke prosjektpris betyr det sannsynligvis at det er mye enklere for deg å planlegge arbeidsuka.

Hvis du legger ved standardvilkår på en egen side eller som vedlegg må du ha med noe à la dette i punkt 2:

«Partene er enige om at signert oppdragsavtale, sammen med standardvilkårene (vedlegg X), utgjør det samlede avtalegrunnlaget. Ved konflikt mellom de to avtaletekstene overstyrer oppdragsavtalen standardvilkårene.»

3. Spesifikasjon av oppdraget

Her må hva som er bestilt komme frem i detalj. Dessuten bør du trekke noen grenser: Hva som ikke er med i pakken. Kunder tror at alt er inkludert så lenge det ikke spesifikt er nevnt at det ikke er det.

For å vise at du er åpen for å gjøre ting som går ut over kontrakten, kan du skrive at «XYZ er ikke inkludert i prisen. Be evt. om eget pristilbud på dette.».

Skriv opp alt som skal gjøres/leveres og hvordan det skal være/fungere/se ut. Fortell hvilke teknologier og plattformer som er avtalt brukt. Henvis gjerne til vedlegg.

Noe av poenget her er at kunden skal få sjansen til å reagere hvis du har misforstått noen av ønskene deres.

Det er smart å sette dette opp som en punktvis fremdriftsplan med nummerering og tidsfrister for når kunden skal levere sine tilbakemeldinger, og når du skal levere dine utkast. Punktene gjør det enklere å etablere satser for evt. avbrudd («kill fee», se punkt 4 under).

Enten her eller i vilkår-vedlegget bør du ha med detaljer om hvilken testing på ulike plattformer som er inkludert som standard, og hva som eventuelt må betales ekstra. Få med om jobben inkluderer installasjon på kundens webserver, og lignende. Se hvordan dette er gjort litt nede i teksten i Contract Killer (norsk oversettelse av Daniel Skogly kan leses her).

Design- og utviklingsjobben bør skilles fra installasjon- og vedlikehold, og settes opp med egne priser.

Mange webarbeidere tilbyr kunden en valgfri vedlikeholdspakke med årlig fastpris, så lenge du skal være involvert også i drift og vedlikehold av nettstedet. Risikabelt, hvis du ikke kjenner kundene dine godt. Du vet aldri helt hva som kan gå galt, og hvor mye vedlikehold kunden krever av deg i løpet av året. Timepris er nok smartest til du får mer erfaring om hvor mye du må ta betalt og hvor god kapasitet du har til å få alt gjort.

4. Endringer

Endringer i oppdragsbeskrivelsen etter at jobben er påbegynt må enten tas inn på bekostning av noe annet som tas ut, eller faktureres ekstra.

Større endringer etter at kontrakten er signert krever et eget pristilbud med en ny signatur/aksept fra kunden. Dette må nevnes i kontrakten. Avviser kunden tilbudet, plikter du bare å fullføre den kontrakten som allerede er signert.

Et eget punkt om endringer og begrensninger i oppdraget kan være nødvendig. Mange kunder har lett for å ta hele armen hvis du først gir de lillefingeren.

5. Priser og fakturering

Her stiller du opp del- og totalpriser for elementene i kontrakten, samt betalingsplanen med forfallsdatoer for hver delbetaling. Vi anbefaler alltid delvis forskuddsbetaling og evt. delbetalinger underveis for kunder du ikke kjenner godt til.

Hvis du ber om forskudd- og delbetalinger, venter du til pengene står på kontoen før går videre med jobbingen.

Hvis kunden er misfornøyd med det du leverer, eller plutselig ikke trenger tjenestene dine likevel (etter at arbeidet er i gang) bør de kunne avblåse kontrakten på visse vilkår.

Hvor mye som skal betales i slike tilfeller fastsetter du i forhold til leveringsetappene i punkt 3.

I «Frilans! En komplett håndbok for frilansere» leser vi at du alltid må sikre deg et minstehonorar (også kalt «kill fee») som skal betales uansett.

Betalingstrappa kan for eksempel se slik ut:

• Minstesats: 25% av totalprisen, etter at kontrakten er signert.
• Avbrudd etter punkt 1-3 i kontrakten: 50% av totalprisen.
• Avbrudd etter punkt 4-6 i kontrakten: 70% av totalprisen.
• Avbrudd etter punkt 6 i kontrakten: 100%.

Dette gir enda et godt argument for å ha en prosjektpris. Med timepris blir det vanskelig å etablere hvor mye du skal kreve for hver bolk i oppdraget.

6. Bruks- og opphavsrett

Vil du beholde eierskapet til design, kode og utseende etter åndsverkloven, eller vil du selge alt til kunden? I ytterste konsekvens kan kunden ved sistnevnte alternativ selge det du har laget videre til evig tid. Eller gi det bort til andre firmaer eller la det danne grunnlaget for noe andre webfolk utvikler for dem.

Skal du selge alle rettighetene må du ta deg godt betalt!

Det mest normale i Norge er at designeren beholder rettighetene til åndsverket sitt. Kunden beholder rettighetene til innhold som f.eks. tekst og bilder de har levert, og får retten til å bruke materialet ditt fritt innenfor visse rammer (publisering kun på nettsted.no er et eksempel på en tydelig avgrensning).

Husk også å få med at du beholder alle rettigheter til kode og design hvis kontrakten blir sagt opp av kunden før du har fullført jobben fra din side. Det er ikke meningen at kunden skal kunne få bruke «kill fee» som en måte å skaffe seg billig arbeid de kan finpusse på selv.

7. Ansvar og tvister

Dette er to punkter du godt kan legge inn i standardvilkårene i stedet. Forslag til ordlyd:

«Tjenesteyter gjør sitt beste for å levere et feilfritt produkt, men kan ikke gi noen absolutte garantier. Oppdragsgiver overtar bruksrett og publiserer arbeidet på eget ansvar. Tjenesteyter kan ikke holdes ansvarlig verken direkte eller indirekte for noen skader, inkludert, men ikke begrenset til, tap av inntekt, besøk på nettstedet, kunder eller data (selv om Tjenesteyter er blitt gjort oppmerksom på muligheten for at noe av dette kunne skje).»

I tillegg må du forsikre deg om at kunden din har rett til å la deg bruke materialet de gir deg for å skape nettstedet:

«Oppdragsgiver bekrefter at rettigheter til tekst, foto og annet innhold som leveres Tjenesteyter for bruk på nettstedet er i Oppdragsgivers besittelse. Oppdragsgiver holder Tjenesteyter fri for ansvar ved eventuelle rettighetskonflikter. Oppdragsgiver har det fulle redaktøransvaret ved publisering av nettstedet og på nettstedet.»

Ved rettstvister møtes partene i forliksrådet i din hjemregion:

«Eventuelle tvister om kontrakten, betalingen eller andre forhold skal forsøkes løst på minnelig måte. Tjenesteyters forretningsadresse er avgjørende for partenes valg av verneting.»

8. Signaturer

Partenes underskrifter, med navn og tittel i maskinskrevet tekst under, samt navnet på de respektive firmaene.

******

Du har kanskje lagt merke til at kontrakten vi har skissert her er dreid i favør av deg som frilanser. Du forplikter deg ikke til noe som helst hvis du bryter kontrakten med kunden. Du må selv avgjøre hvor mange lovnader du vil ta inn i tilfelle du f.eks. bryter tidsfrister pga. sykdom eller annet, eller om du skal gi en kvalitetsgaranti av noe slag («pengene tilbake…»). Vær forsiktig.

Og lykke til!

Kilder: Contract Killer, Frilansboka, Frilansinfos kontrakteksempler, AIGA, Zenful, Advokat Jacob C. Myers.